Como organizar um escritório de advocacia: os seis passos na ordem certa

O que é organizar um escritório de advocacia

Organizar um escritório é responder três perguntas para cada tarefa que existe dentro dele: de qual setor ela é, quem responde por ela e em que momento ela acontece. Enquanto essas respostas moram na cabeça do sócio, o escritório funciona pela memória de uma pessoa. Quando essa pessoa adoece ou tira férias, ele para.

O que está aqui vale a partir do momento em que existe alguém além de você, mesmo que seja uma pessoa só ajudando em meio período.

Vale separar do que costuma ser confundido com organização. Arrumar mesa e digitalizar papel muda o ambiente em uma tarde e não muda quem responde pelo prazo. Escolher onde o escritório quer chegar em doze meses é gestão estratégica, a camada de cima. Organizar fica no meio, e começa por escrever o que já acontece, inclusive as partes que ninguém gosta de admitir, como o pedido que corre por fora do sistema porque é mais rápido mandar no grupo.

Como saber se o escritório está desorganizado: 8 sinais

A conta da desorganização não chega como uma fatura. Ela chega diluída em hora extra, em cliente que cobra retorno e em gente boa que pede demissão. Estes são os sinais que aparecem antes:

Nos diagnósticos que faço, 3 ou mais desses sinais indicam problema de estrutura, não de esforço. Um time desorganizado se sente sobrecarregado mesmo quando o volume não justifica, porque gasta energia decidindo de novo o que já estava decidido.

Como organizar um escritório de advocacia em 6 passos

Os seis passos se sobrepõem no tempo, e é comum trabalhar dois na mesma semana, mas nenhum se sustenta sem o anterior, porque cada passo produz a condição do seguinte. Ao lado de cada um está a prova de que ele terminou, que vale mais do que a sensação de avanço.

1. Separe os setores antes de pensar em gente

   Desenhe a esteira do escritório, que é o caminho percorrido por um caso do primeiro contato do cliente até o fim da execução, e agrupe em blocos as tarefas de cada trecho. Cada bloco é um setor, com entrada, saída, horário e um responsável.

   Um escritório de três pessoas tem os mesmos setores de um de trinta, só que acumulados nas mesmas mãos. O acúmulo se resolve primeiro por horário: segunda de manhã é comercial, terça é dia de prazo. Setor também se divide quando pesa: a controladoria do meu escritório começou como um setor só e hoje são três. Prova de que acabou: você pega qualquer tarefa do dia e diz de qual setor ela é, mesmo que todos os setores ainda sejam seus.

2. Liste o que sai da sua mesa

   Escreva as dez tarefas que mais tomaram o seu tempo na semana passada. Risque toda linha em que outra pessoa, treinada, entregaria com a mesma qualidade. Se você travar em alguma linha, risque também: travar já é resposta.

   A conta que sustenta a decisão cabe em duas divisões. Uma bolsa de estagiário de R$ 1.000 por 20 horas semanais dá cerca de R$ 11 a hora. Um sócio que retira R$ 10 mil por mês e trabalha 170 horas custa perto de R$ 60 a hora, e quem retira R$ 20 mil passa de R$ 120. Cada tarefa simples que fica na sua mesa é uma hora cara comprando um serviço barato. Prova de que acabou: existe uma lista escrita das suas tarefas e cada uma tem um destino, ainda que o destino seja "ninguém, por enquanto".

3. Escreva os três procedimentos que mais doem

   Não documente o escritório inteiro. Pegue o setor que está travando hoje e escreva os três fluxos que causam mais dano quando falham, normalmente a entrada do cliente, o cumprimento de prazo e a conferência do protocolo. Procedimento bom cabe em uma página e é escrito na linguagem de quem vai executar. A primeira versão vai estar errada em algum ponto, e tudo bem.

   É assim que eu escrevo procedimento no meu escritório até hoje: peço à pessoa que executa que grave um áudio explicando a própria rotina, e a transcrição vira o primeiro rascunho. Sai melhor do que eu escrevendo de cabeça, porque ela lembra dos passos que eu já esqueci que existem. Depois, erro que aparece pela terceira vez entra no checklist, e quando o checklist estabiliza ele já é o procedimento. Prova de que acabou: alguém do time executou a tarefa do começo ao fim sem te perguntar nada.

4. Ponha o controle da entrega em pé

   Procedimento que ninguém confere vira decoração em três semanas. O controle é a rotina que verifica se o combinado aconteceu, e ele tem três peças. A primeira é tratar a entrada todos os dias: ler o que chegou pelo Domicílio Judicial Eletrônico, pelo sistema do tribunal e pelo e-mail de intimações, e transformar cada item em tarefa com responsável e data.

   A segunda é nunca agendar prazo no fatal. No meu escritório, prazo de 5 dias é agendado para o 3º dia, e prazos de 8, 10 ou 15 dias entram com 3 dias de folga, já contados em dias úteis. A regra é fixa, porque prazo recontado caso a caso vira discussão toda semana. A terceira é conferir o protocolo depois de peticionado. Essa função tem nome e um guia próprio, a controladoria jurídica, e o que ela tira do sócio não é a tarefa. É a obrigação de lembrar dela. Prova de que acabou: alguém que não é você sabe, agora, o que está parado.

5. Dê cadeira com nome a cada função

   Com a esteira desenhada, fica visível quais cadeiras estão vazias, e cadeira sem nome acaba sendo a sua. Aqui se define quem responde por cada setor, o que é diferente de quem executa as tarefas dele.

   É também aqui que a primeira contratação aparece sozinha. As horas que você gasta em tarefas simples de um mesmo setor já descrevem o cargo que falta, com a função definida antes da entrevista. Prova de que acabou: existe cadeira de responsável com nome que não é o seu.

6. Instale o ritmo

   Sem cadência, tudo que foi montado se desfaz em poucas semanas. São duas rotinas, com funções diferentes. A diária, de até 20 minutos, acompanha o que está andando e mapeia o que deu certo e o que deu errado. A minha roda sempre depois que as publicações do dia já viraram tarefa, senão a reunião discute o que ainda nem foi distribuído.

   A semanal, mais longa, analisa a semana que passou, planeja a que vem e trata o erro recorrente que a diária mapeou. Em qualquer uma das duas, reunião sem dado na tela vira reunião de opinião. Prova de que acabou: a reunião acontece sem você precisar marcar.

Por onde começar quando o escritório está uma bagunça

Quando tudo parece urgente ao mesmo tempo, o começo não é escolher ferramenta nem parar o escritório. É juntar informação sobre a própria operação. Esta é a primeira semana, e cada item cabe em uma hora:

1. Liste os setores em uma folha

   Do primeiro contato do cliente ao fim da execução, sem detalhar tarefa. Cinco ou seis blocos bastam.

2. Anote por 3 dias tudo que interrompe você

   Quem procurou, para quê e quanto tempo tomou. É esse papel que mostra onde a operação depende da sua cabeça.

3. Escolha o setor que mais travou na semana

   Não o que mais incomoda você, e sim o que atrasou entrega de cliente. Quase sempre são setores diferentes.

4. Peça um áudio de 5 minutos a quem executa a tarefa mais crítica desse setor

   A transcrição vira o primeiro rascunho do procedimento, já na linguagem de quem faz.

5. Reserve 2 horas fixas na agenda da semana seguinte

   Tratadas como audiência. Reestruturação feita quando sobrar tempo não acontece.

Os erros de sequência que travam a organização

Nos diagnósticos que faço, cinco erros explicam a maior parte das reestruturações que não saem do papel:

• Contratar para desafogar antes de desenhar. Sem função definida, o contratado passa o dia perguntando o que fazer. Em vez de dividir o trabalho, você aumenta o número de pessoas que dependem de você para começar.
• Organizar só a própria agenda. Bloco de foco e caixa de entrada zerada melhoram o seu dia. Não mudam quem responde pelo prazo quando você não está. A produtividade individual do advogado rende depois que a estrutura existe, não antes.
• Começar pelo setor que mais incomoda você. O gargalo raramente está onde dói. Iniciais atrasadas costumam ser documentação que não foi cobrada na etapa anterior, e mexer no time de iniciais nesse caso só acelera o erro.
• Esperar uma janela livre para reestruturar. Ela não existe, e se existisse o escritório não precisaria ser reestruturado. O que funciona é bloco protegido na agenda, tratado com a seriedade de uma audiência, e um pedaço de cada vez.
• Deixar o time redesenhar sozinho o que foi combinado. Quem executa tende a ajustar o fluxo achando que melhora, e cada ajuste silencioso devolve o escritório ao ponto em que cada um faz de um jeito. O caminho é pedir que sinalizem o que está ruim, e mudar o procedimento junto.

Quanto tempo leva para organizar um escritório de advocacia

Organizar a operação de um escritório de advocacia leva cerca de 90 dias, com o escritório rodando normalmente e algumas horas por semana protegidas na agenda do sócio. A tabela mostra o que fica pronto em cada bloco de semanas e a prova de que a etapa terminou.

Em 90 dias a operação fica de pé. Comercial, financeiro e formação de liderança entram depois, e entram mais rápido porque a operação já devolveu tempo do sócio.

Como organizar um escritório pequeno, médio ou grande

A sequência de organização é a mesma em escritório de qualquer porte, do advogado que trabalha com uma pessoa só à banca de 25. O que muda é quanto acúmulo cabe em cada cadeira, e estas são as três faixas em que os escritórios que acompanho se comportam de forma diferente.

Onde guardar a informação do escritório: três regras

A organização de um escritório de advocacia costuma se perder no ponto em que a informação é guardada. Três regras resolvem a maior parte do problema: tudo que precisa acontecer vira tarefa com responsável e data, todo documento segue um padrão de nome escrito, e modelos e respostas ficam em uma base única e pesquisável.

Tudo que precisa acontecer é tarefa com responsável e data. Combinado em conversa de grupo não é registro: some no dia seguinte e não entra em relatório nenhum. Quem termina uma etapa abre a tarefa seguinte no nome de quem vai executar.

Documento tem padrão de nome, e o padrão é escrito. Abreviações fixas para tipo de peça, parte e tema transformam a busca em algo que qualquer pessoa faz sozinha. No meu escritório o padrão é TIPO_PARTE_TEMA, como em RR_TRANSPORTADORA_HORAS-EXTRAS. O contrário disso é o arquivo salvo com o nome que veio do celular do cliente, que ninguém encontra seis meses depois.

A terceira regra é manter modelos e respostas em uma base única e pesquisável. Refazer do zero a peça e a resposta ao cliente é um custo que não aparece em relatório nenhum, e é o que faz o conhecimento ir embora junto com quem sai do escritório.

Centralizar informação levanta uma obrigação junto. Processo, documento pessoal e conversa de cliente são dados protegidos pelo sigilo profissional, que é dever do advogado no Estatuto da Advocacia, e também pela Lei Geral de Proteção de Dados. Na prática isso significa definir quem acessa cada pasta, tirar o acesso no mesmo dia em que alguém sai do escritório e não deixar documento de cliente em aplicativo de mensagem pessoal.

O papel do sócio na organização

O sócio é quem desenha e quem primeiro obedece. Enquanto ele continuar pedindo coisas por fora do fluxo que acabou de criar, o time aprende rápido que o fluxo é opcional, e nenhuma cobrança conserta isso depois.

O que sai da mesa dele primeiro são as tarefas simples e repetitivas, as que aparecem todo dia e não exigem decisão. O que não sai é a estratégia: para onde o escritório vai, o que ele vai recusar, quem entra e quem lidera.

Eu passei por essa mesma sequência dentro do meu escritório, a DCastro Advogados Trabalhistas, em Recife. Assumi a controladoria quando tudo dependia de mim, e hoje administro uma operação com mais de 3.500 processos simultâneos sem fazer prazo, sem fazer audiência e sem atender cliente. O que mudou não foi o esforço, que já era o máximo possível. Foi a ordem em que as peças foram montadas.

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