Controladoria jurídica: o que é, o que faz e como implementar

O que é controladoria jurídica

A controladoria jurídica nasce de uma pergunta simples: quem, dentro do escritório, é responsável por garantir que nada se perca?

Na maioria dos escritórios brasileiros, a resposta honesta é: o sócio. É ele quem sabe qual é o prazo do caso difícil, quem lembra que aquele cliente pediu retorno na semana passada, quem percebe que a petição não foi protocolada. Enquanto o escritório é pequeno, isso até funciona. A partir de um certo volume, a memória do sócio vira o gargalo da operação inteira e o teto de crescimento do negócio.

A controladoria jurídica é o que substitui essa memória por um sistema. Ela é o setor responsável por coordenar a operação jurídica: receber as publicações, distribuir as tarefas, controlar os prazos, conferir se o que foi combinado aconteceu, manter os dados corretos no sistema e transformar tudo isso em informação para quem decide.

Vale separar de outros dois termos que costumam se confundir. A controladoria financeira cuida de receita, custo e margem. O administrativo cuida de compras, contas, infraestrutura e recepção. A controladoria jurídica atua sobre a produção jurídica em si. É possível ter um administrativo impecável e ainda assim perder prazo, porque são funções diferentes.

Por que não é um cargo, e sim um sistema

O erro mais caro que vejo na implantação é este: o sócio contrata uma pessoa, dá a ela o título de controller e espera que, sozinha, ela organize o escritório. Alguns meses depois a pessoa pede demissão ou vira mais uma apagadora de incêndio, e o sócio conclui que "controladoria não funciona para o meu perfil de escritório".

O que faltou não foi a pessoa. Faltaram as outras duas partes.

As três partes se sustentam mutuamente. Procedimento sem responsável vira documento morto no Drive. Responsável sem procedimento vira bombeiro. E as duas coisas sem dado significam que ninguém descobre o problema antes do cliente descobrir.

O que o controller jurídico faz de verdade

Na prática, a rotina da controladoria se concentra em nove frentes, e o perfil de quem ocupa essa cadeira está no artigo sobre o controller jurídico. Nem todo escritório precisa das nove desde o primeiro dia, mas este é o escopo completo da função:

• Triagem de publicações e intimações. Receber, ler, classificar e transformar cada publicação em tarefa com responsável e data. É o ponto de entrada mais crítico da operação.
• Controle de prazos. E aqui vale a distinção que separa escritório organizado de escritório sortudo: prazo cadastrado não é prazo garantido. Cadastrar é registro; garantir exige uma rotina de conferência que valida se a tarefa foi efetivamente cumprida antes do vencimento. O caminho completo está no artigo sobre controle de prazos processuais.
• Conferência de protocolos. Checar se o que foi peticionado realmente entrou, com o documento certo, no processo certo.
• Distribuição e balanceamento de carga. Enxergar quem está sobrecarregado e quem tem folga antes que a diferença vire atraso ou pedido de demissão.
• Manutenção dos procedimentos. Os fluxos mudam. Alguém precisa ser dono da atualização, ou o procedimento escrito deixa de descrever o que o escritório realmente faz.
• Gestão documental. Nomenclatura padrão, local único, versão vigente. Tempo procurando arquivo é o custo invisível mais subestimado da advocacia.
• Qualidade dos dados no sistema. Cadastro incompleto é o que faz o relatório mentir. A controladoria é a guardiã da confiabilidade da informação.
• Gestão de correspondentes e terceiros. Acionamento, prazo de retorno, conferência da entrega e controle do custo.
• Relatórios para a sociedade. Transformar a operação em números que sustentam decisão: contratar, redistribuir, recusar demanda, reprecificar.

Sinais de que seu escritório já precisa

Não é preciso um diagnóstico sofisticado para saber. Se três ou mais destes itens descrevem a sua semana, a operação já está pedindo controladoria:

Marcou três ou mais? Me chame no WhatsApp e me conte quantos processos ativos vocês têm e quem cuida dos prazos hoje. Eu digo por qual das 6 etapas abaixo eu começaria no seu caso.

Como implementar em 6 etapas

A ordem importa mais do que a velocidade. Cada etapa entrega algo que a seguinte usa. Pular uma delas é o que faz a implantação travar no terceiro mês. Se a operação ainda não está setorizada, o passo anterior a este é organizar o escritório. O que precisa estar de pé antes de começar, e por que a implantação trava, está em implementação de controladoria jurídica.

1. Mapear onde a informação está hoje

   Antes de desenhar o fluxo novo, é preciso enxergar o atual, inclusive as partes que ninguém admite. Onde chegam as publicações? Quem decide quem faz o quê? O que é combinado por WhatsApp e nunca entra no sistema? Esse mapa costuma revelar que o escritório tem três fluxos paralelos, não um.

2. Definir o escopo da controladoria

   Escreva o que entra e, principalmente, o que não entra. Controladoria que absorve tudo que ninguém quer fazer morre em dois meses. O escopo inicial costuma ser prazos, publicações, conferência e cadastro. Financeiro, RH e marketing ficam de fora no começo.

3. Identificar a pessoa

   Não precisa ser advogado, mas precisa entender a rotina processual. O perfil que funciona é o de alguém organizado, orientado a processo e confortável com sistema e dados, mais perto de um gestor de operações do que de um jurista. Em escritório pequeno, o candidato natural é quem já cuida dos prazos e conhece o fluxo de ponta a ponta.

4. Escrever os procedimentos

   Comece pelos três fluxos que causam mais dano quando falham: entrada de publicação, cumprimento de prazo e conferência de protocolo. Procedimento bom cabe em uma página e é escrito para quem vai executar, não para impressionar o sócio. Se precisa de treinamento para ser entendido, está longo demais.

5. Instalar as rotinas de gestão

   Procedimento só vira hábito com cadência. Na prática são duas: uma reunião diária curta, de poucos minutos, para travar o que vence hoje e destravar o que parou; e uma revisão semanal, para planejar a semana e revisar o que ficou para trás. É a etapa que mais gera resistência e a que mais muda o resultado.

6. Medir

   Um painel simples, atualizado sozinho a partir do que o time já registra. Se alimentar o painel virar trabalho extra, ele será abandonado. O painel existe para responder a uma pergunta por vez, e a primeira delas é sempre "o que vence esta semana e está sem responsável?".

Os indicadores que a controladoria precisa entregar

Indicador bom é o que muda uma decisão. Se o número sobe ou desce e ninguém faz nada diferente, ele é enfeite de relatório. Estes são os que sustentam decisão de verdade:

Para montar esse painel setor por setor, com dono e frequência de leitura, veja o artigo sobre indicadores de desempenho do escritório de advocacia.

Escritório pequeno também precisa?

Precisa, em escala proporcional. A confusão acontece porque "controladoria" soa como estrutura de escritório grande, com setor próprio e gente dedicada. Não é disso que se trata. E contratar uma empresa de fora nem sempre resolve, como mostro no artigo sobre controladoria jurídica terceirizada.

Escritório de três ou quatro pessoas não precisa de um controller dedicado. Precisa dos procedimentos, da rotina de conferência e dos indicadores. A função pode ser acumulada por alguém do time em poucas horas por semana, desde que essa responsabilidade tenha dono, horário definido e não seja a primeira coisa a ser cancelada quando a semana aperta.

E há um argumento que costuma ser ignorado: é no escritório pequeno que a perda de um prazo custa proporcionalmente mais caro. Um escritório grande absorve o dano. Um escritório de quatro pessoas pode perder o cliente, a indicação seguinte e a reputação na comarca de uma vez só.

Os cinco erros mais comuns na implantação

• Começar pela ferramenta. Já tratado acima, e ainda assim é o mais frequente. Procedimento primeiro, sistema depois.
• Dar o título sem dar a autoridade. Se o controller não pode cobrar um advogado sênior que ignorou o fluxo, ele tem crachá e não tem mandato, e o time entende isso na primeira semana.
• Documentar tudo de uma vez. Projetos de padronização que tentam mapear o escritório inteiro em um mês morrem no meio. Três fluxos bem feitos valem mais que trinta pela metade.
• O sócio manter o canal paralelo. Enquanto o sócio continuar pedindo coisas por WhatsApp fora do sistema, o time aprende que o sistema é opcional. A implantação depende de o sócio ser o primeiro a obedecer ao próprio procedimento.
• Medir o que não muda decisão. Painel com quinze gráficos que ninguém olha é sintoma de controladoria que virou burocracia. Comece com três números.

Quanto ganha quem trabalha na controladoria jurídica?

Não existe um valor único para o salário na controladoria jurídica. Ele muda com a região, com o tamanho do escritório e, principalmente, com o nível da função: quem só cadastra prazo ocupa uma cadeira de apoio; quem distribui a carga do time, cobra advogado mais antigo e entrega indicadores ao sócio ocupa uma cadeira de gestão.

O controller jurídico exerce uma função de confiança. Ele enxerga a operação inteira, decide quem faz o quê e responde pelo prazo que não pode ser perdido. Por isso a regra que eu ensino é remunerar de acordo com a complexidade e a qualidade do que a pessoa entrega, e não pelo título do cargo. Escreva o escopo antes de definir o valor. A descrição completa da cadeira está no artigo sobre o controller jurídico.

Quem prefere não fazer esse caminho sozinho tem dois formatos, e eles resolvem coisas diferentes. Na mentoria em controladoria jurídica, o escritório executa e alguém cobra a execução entre um encontro e outro. Na consultoria em controladoria jurídica, o diagnóstico, o desenho e a implantação são conduzidos de fora, caso a caso.

Quem quer aprender a função antes de pedir ajuda tem um roteiro no artigo sobre curso de controladoria jurídica. E quem quer ver onde a controladoria se encaixa na agenda maior de processos, dados e tecnologia encontra a explicação no artigo sobre legal operations no escritório de advocacia.

Perguntas frequentes