Mentoria em controladoria jurídica: como funciona e para quem faz sentido

O que é uma mentoria em controladoria jurídica

Uma mentoria em controladoria jurídica trabalha sobre a sua operação, não sobre um conteúdo genérico de gestão. O material é o seu: as publicações que chegam todo dia, os prazos que vencem esta semana, a lista de tarefas que hoje passam pela sua mesa. O que o mentor traz é a ordem em que essas peças se montam e o que fazer quando uma delas não pega.

A confusão mais comum aparece logo na decisão de compra. Quem contrata mentoria esperando receber um controller pronto contratou a coisa errada. A mentoria monta a estrutura e ensina quem já está dentro a rodá-la. Se não houver alguém do lado de dentro para sentar na cadeira, ainda que em meio período, o que acontece é diagnóstico, não implantação.

O objeto do trabalho está definido no guia de controladoria jurídica: procedimentos escritos, uma pessoa responsável por fazê-los rodar e dados que mostram, a qualquer momento, o que está em dia e o que travou. A mentoria é o caminho até essas três peças existirem, na ordem em que elas se sustentam.

Mentoria, curso, consultoria e software: o que cada um resolve

Curso, mentoria, consultoria e software aparecem na mesma busca de quem procura controladoria jurídica e resolvem problemas diferentes. A tabela separa pelo que cada um entrega e, principalmente, pelo que continua sendo seu depois de assinado.

O software entra por último de propósito. Sistema caro com dado mal preenchido é planilha cara: ele registra o que a controladoria já decidiu. Quem inverte a ordem termina pagando licença para uma equipe que continua combinando tudo no grupo de mensagens.

Entre mentoria e consultoria em controladoria jurídica, a diferença está em quem segura o volante. Na consultoria, o trabalho é conduzido por quem foi contratado, caso a caso, dentro da realidade do escritório. Na mentoria, quem conduz é o sócio, com alguém ao lado dizendo se a curva é essa mesmo e apontando o que ficou para trás.

Como funciona a mentoria, do diagnóstico ao painel

Uma mentoria em controladoria jurídica segue a mesma ordem de etapas em qualquer escritório, porque cada etapa produz a informação que a seguinte usa. O que muda de um escritório para outro é o tempo gasto dentro de cada uma.

1. Diagnóstico com número na mesa

   Antes de desenhar qualquer coisa, os números da operação vão para a mesa: quantos processos ativos, quantas publicações chegam por dia, quantos prazos são cumpridos por dia, quantas iniciais são protocoladas por mês, quem executa, quem revisa e quem coordena cada etapa. A maioria dos sócios não sabe responder, e isso não costuma ser falha de memória: o número não existe. As perguntas que ficaram sem resposta já são a primeira lista de tarefas.

2. Escopo escrito, com o que fica de fora

   Em seguida se escreve o que entra na controladoria e, principalmente, o que não entra. Controladoria que vira depósito do que ninguém quer fazer não chega ao terceiro mês. O escopo inicial costuma ser publicação, prazo, conferência de protocolo e qualidade do cadastro. Financeiro, recursos humanos e marketing ficam fora no começo.

3. A cadeira e quem senta nela

   Aqui se decide entre três saídas: formar alguém de dentro, contratar de fora quem já viveu operação jurídica, ou assumir a função você mesmo por enquanto, separando o chapéu por horário. Nos escritórios que acompanho, promover alguém da própria casa funciona melhor do que trazer um gestor sênior de fora, porque metade do trabalho é saber o que uma publicação exige.

4. Os três primeiros procedimentos

   Não é o escritório inteiro. São os três fluxos que causam mais dano quando falham: entrada de publicação, cumprimento de prazo e conferência de protocolo. O mentor revisa o que foi escrito e devolve com correção, e a versão que vale não é a mais bonita: é a que alguém do time conseguiu executar sem perguntar nada.

5. O ritmo

   Duas rotinas entram juntas, e elas fazem coisas diferentes. A diária cabe em 20 minutos e serve para enxergar o que está andando hoje e registrar o que funcionou e o que falhou. A semanal é mais longa: olha para trás, planeja a semana seguinte e resolve o erro que a diária viu se repetir. A diária mapeia, a semanal trata. Sem esse par, o que foi montado se desfaz em poucas semanas.

6. O painel e a saída do mentor

   O último trecho tira o mentor do circuito. O painel passa a responder sozinho o que vence esta semana, o que está parado agora e há quanto tempo, e a cadeira do controller reporta sem intermediário. É nesse último número que mora o prejuízo: no que está parado em silêncio.

Cada etapa termina com uma prova verificável, e é ela que vale, não a sensação de avanço:

Quando a mentoria vale a pena, e quando não vale

Mentoria rende quando existe operação para organizar e gente para executar. Faltando uma das duas, o dinheiro vai embora antes do terceiro mês.

E não faz sentido em três situações, que valem tanto quanto as de cima:

• Você advoga sozinho e não pretende montar equipe. O problema aí é de rotina individual, e o caminho é a produtividade do advogado, não a controladoria.
• Você espera resultado sem executar entre os encontros. Consumir conteúdo e não aplicar nada é o jeito mais caro que existe de estudar gestão.
• Você procura alguém que assuma a operação no seu lugar. É uma decisão legítima, tem outro nome, e está descrita na página de consultoria em controladoria jurídica.

Como escolher um mentor de controladoria jurídica

O mercado de mentoria para advogados cresceu rápido, e boa parte do que é vendido como controladoria é conteúdo de gestão genérica com vocabulário jurídico por cima. Cinco critérios separam uma coisa da outra, e todos são verificáveis antes de assinar.

• Operação própria, não só teoria. Pergunte qual estrutura o mentor montou, quantos processos ela administra hoje e se ele ainda responde por ela. Quem nunca operou descreve o sistema pelo lado de fora.
• Ordem declarada antes de começar. O mentor precisa dizer qual é a sequência e o que acontece quando se pula uma etapa. Quem não tem ordem escrita improvisa no meio do caminho.
• Prova de conclusão por etapa. Cada trecho termina com algo verificável dentro do escritório, não com uma sensação de clareza depois do encontro.
• Cobrança entre os encontros. Sem data e sem conferência, mentoria vira aula particular cara. O que muda escritório é compromisso com data e nome de gente.
• Limite dito em voz alta. Quem promete resolver tudo ao mesmo tempo, inclusive dobrar o faturamento, não vai entregar controladoria. Vender mais com operação quebrada acelera o problema.

A minha resposta ao primeiro critério é a mesma que eu cobro dos outros. Sou Diego Castro, advogado (OAB/PE 45.016) e sócio-administrador da DCastro Advogados Trabalhistas, em Recife, Pernambuco. A estrutura que montei lá dentro administra hoje mais de 3.500 processos simultâneos, e em 12 anos essa operação gerou mais de R$ 30 milhões em honorários. Eu não faço prazo, não faço audiência e não atendo cliente. A controladoria que começou como um setor só hoje é três. Esse caminho virou o Método Escritório Sob Controle, aplicado desde então em mais de 700 escritórios reestruturados.

O que a mentoria cobra de você

Uma mentoria em controladoria jurídica cobra três coisas do escritório antes de cobrar honorário: horas, números e uma pessoa. É o lado do contrato que quase não aparece na hora da decisão, e é ele que define o resultado.

Horas protegidas na agenda, tratadas com a seriedade de uma audiência. Reestruturação feita quando sobrar tempo não acontece, porque o tempo não sobra.

Os números reais da operação, inclusive os feios. Essa é a parte desconfortável: boa parte dos escritórios descobre no diagnóstico que não sabe quantas tarefas estão atrasadas hoje nem quanto cada pessoa entregou na semana passada. Esse constrangimento é o começo do trabalho.

Uma pessoa do lado de dentro, com nome e horário para a função. Pode ser alguém que acumula outras tarefas, desde que a controladoria tenha hora marcada e não seja a primeira coisa a ser cancelada quando a semana aperta.

O que fica no escritório quando a mentoria termina

A entrega de uma mentoria em controladoria jurídica é material, e cabe em três peças. Se alguma delas não existir no fim, o acompanhamento não terminou.

O teste final é chato de fazer e honesto: tire uma semana de folga e veja se a operação trava. Se travar, alguma etapa ficou pela metade, e a resposta costuma estar uma ou duas etapas antes de onde a dor aparece. Foi por isso que a ordem virou a parte mais importante do método, e não o conteúdo de cada peça.

Perguntas frequentes