Resposta direta
Implementar a controladoria jurídica é transferir para uma estrutura a responsabilidade que hoje é do sócio: garantir que a tarefa foi feita, que saiu no prazo, que seguiu o fluxo e que ficou registrada no sistema.
São três peças que se sustentam entre si: procedimento escrito, alguém responsável por fazê-lo rodar todos os dias e dado que mostra o que travou. Criar o cargo sem as outras duas é a razão número um pela qual a função morre no segundo mês e o sócio conclui que controladoria não funciona no perfil dele.
Neste artigo
O que significa implementar a controladoria
A palavra que define o resultado é responsabilidade. A controladoria não tira a tarefa da mão de quem executa. Ela tira do sócio a obrigação de lembrar que a tarefa existe. Enquanto essa obrigação continuar com ele, o escritório funciona pela memória de uma pessoa, e essa memória é o teto do negócio.
Implantação que deu certo tem uma prova simples: alguém que não é você sabe, agora, o que vence esta semana e o que está sem responsável. Enquanto essa resposta depender de você abrir o sistema, o que existe é um cargo novo, não uma estrutura.
Implantação não morre por falta de vontade. Morre por sequência: alguém tentou medir antes de existir o que medir.
Diego Castro, criador do Método Escritório Sob ControleQuer saber em que ponto a sua implantação vai travar? Me chame no WhatsApp com os números da sua operação.
O que precisa existir antes de começar
A controladoria atravessa todos os setores, e por isso é a peça que mais depende do que veio antes. Quatro pré-requisitos, e nenhum deles custa dinheiro:
- Setores separados. Você pega qualquer tarefa do dia e diz de qual setor ela é, mesmo que todos os setores ainda sejam seus.
- A lista do que sai da sua mesa. As tarefas que hoje passam por você, escritas, cada uma com um destino.
- Horas protegidas na agenda do sócio, tratadas com a seriedade de uma audiência.
- Alguém na cadeira, mesmo que acumule outras funções e mesmo que, por enquanto, seja você com horário separado na agenda.
Sem o primeiro item, a controladoria vira cobrança pessoal, porque não existe fronteira entre o que é de cada um. Se o escritório ainda não passou por essa etapa, o passo anterior é organizar o escritório de advocacia.
Por que a maioria das implantações não pega
Quase sempre por sequência, não por esforço. Cada etapa produz a informação que a seguinte usa, e quem tenta pular uma acaba executando sobre dado que ainda não existe. Quem implanta e diz que não pegou parou uma etapa antes do ponto em que tentou executar.
Os três erros que eu mais vejo: começar pelo painel, antes de a entrada estar tratada; criar o cargo antes do escopo, o que entrega à controladoria tudo que ninguém quis assumir; e escrever trinta procedimentos de uma vez, que ninguém lê e ninguém segue.
O outro motivo é ritmo. Estrutura montada sem uma rotina semanal que a mantenha viva tem prazo de validade curto, e some no primeiro mês cheio.
Como eu trabalho
Implantação é o que eu faço com escritório todo mês. Eu conduzo isso em três formatos, e a escolha depende de quanto do caminho você quer percorrer sozinho.
- MESC+, a mentoria em formato de aceleração: quatro meses, online, em turma, com encontro ao vivo e cobrança entre um encontro e outro. Quem executa dentro do escritório continua sendo o seu time.
- MESC Inside: eu e minha equipe entramos na sua operação e montamos a estrutura com você, deixando o time treinado para tocá-la.
- Imersão presencial: dois dias para desenhar a estrutura inteira e sair com o plano dos próximos 90 dias.
Qual formato resolve o seu caso
Me chame no WhatsApp e me diga três coisas: quantos processos ativos você tem, quantas pessoas estão no time e o que ainda depende exclusivamente de você. Com isso eu te digo qual formato faz sentido e o que ele custa. Se preferir começar por um retrato da operação, o diagnóstico faz esse mapa antes de qualquer conversa.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva a implementação de uma controladoria jurídica?
Depende do que já existe no escritório. Quem tem setores separados e alguém para assumir a função começa muito à frente de quem ainda tem tudo na mesa do sócio. Eu não passo prazo antes de olhar a operação, e prazo prometido no material de venda costuma virar frustração no meio do caminho.
Por onde se começa a implantação da controladoria?
Pela entrada. Onde a informação chega, quem lê primeiro e em quanto tempo ela vira tarefa com responsável e data. Enquanto a entrada não estiver tratada, qualquer painel mostra um escritório que não existe.
Preciso de um software para implementar a controladoria jurídica?
Não para começar. Ferramenta nova instalada sobre procedimento que não existe só muda o lugar onde a bagunça fica registrada.
Quem conduz a implantação?
Diego Castro. Advogado há mais de 14 anos (OAB/PE 45.016), sócio-administrador na DCastro Advogados Trabalhistas, em Recife, Pernambuco, e criador do Método Escritório Sob Controle. Assumiu a controladoria e reestruturou a gestão do próprio escritório, uma operação com mais de 3.500 processos simultâneos, antes de ensinar o caminho para outros escritórios.
Formado em Ciência da Computação e em Direito, é advogado há mais de 14 anos e ex-desenvolvedor de software. Assumiu a controladoria, a gestão e a reestruturação completa do próprio escritório antes de virar sócio-administrador. Montou a estrutura que hoje administra mais de 3.500 processos simultâneos e, em 12 anos, essa mudança de operação gerou mais de R$ 30 milhões em honorários. É especialista em controladoria jurídica, produtividade e gestão eficiente de escritórios e criador do Método Escritório Sob Controle, com mais de 15 mil alunos em workshops, palestras e eventos e mais de 700 escritórios reestruturados.
Quer implantar sem travar no meio do caminho?
O diagnóstico mostra o que já está de pé no seu escritório e onde a implantação costuma parar. Se quiser falar comigo antes, me diga em que ponto a operação está e eu te respondo qual é o próximo passo.
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