Controller jurídico: o que faz, perfil e quem deve sentar nessa cadeira

O que é um controller jurídico?

O controller jurídico é quem cuida da gestão jurídica da entrega: quem faz cada tarefa, até quando, e se ela foi feita. Ele não cuida do dinheiro, que é papel do financeiro, nem da tese, que é papel do advogado. Todas as áreas do escritório passam por ele, porque tudo que entra vira tarefa com dono e data, e tudo que sai só sai conferido.

A função existe para tirar do sócio a responsabilidade pelo operacional. A palavra importante é responsabilidade: com um controller, o sócio deixa de ser a pessoa que precisa lembrar de tudo. O escopo completo do setor está no guia de controladoria jurídica.

O que faz um controller jurídico no dia a dia?

O trabalho do controller jurídico cabe em cinco verbos. Nenhum deles é conduzir o caso:

Na prática, o dia a dia do controller segue um ritmo fixo. De manhã, zera as publicações e os e-mails de intimação e confere a pauta de audiências. Ao longo do dia, distribui, acompanha os processos internos e faz os protocolos em bloco. No fim do dia, confere o que foi protocolado, olha os prazos dos próximos dias e cobra as baixas pendentes. Na maioria dos escritórios o controller começa por um pedaço só dessa rotina, o controle de prazos processuais, e assume o resto aos poucos.

O que o controller jurídico não deve fazer?

A lista do que o controller jurídico não deve fazer é onde mais escritórios erram, e por isso é por ela que eu começo quando formo alguém para a função:

Existe uma exceção prática, que eu chamo de regra dos cinco minutos: uma petição simples, como informar conta bancária ou corrigir qualificação, o controller faz na hora, e o advogado responsável revisa antes do protocolo. Todo o resto ele agenda.

Quer saber quem deveria ser o controller no seu escritório? Me chame no WhatsApp e me diga quem faz esse papel hoje.

Qual o perfil e as habilidades de um bom controller jurídico?

O bom controller jurídico é organizado, disciplinado, gosta de rotina e tem facilidade com análise de dados. É a pessoa que fica bem com uma planilha aberta e se incomoda de verdade quando algo está fora do lugar. O comunicador nato, que brilha em audiência e em reunião com cliente, raramente se dá bem na função.

As habilidades que mais pesam são estas:

• Saber dizer não. O time vai pedir "joga esse prazo para amanhã" e "passa para outra pessoa". O controller que cede para agradar perde a pauta em poucas semanas. Ele puxa o ritmo, não é puxado por ele.
• Firmeza sem ser carrasco. Quem chega mudando tudo e fiscalizando como carrasco é rejeitado pelo time. Quem dá certo ganha o respeito das pessoas mais antigas e traz para a conversa quem o time já escuta.
• Avisar antes. Quando a pauta aperta, o controller avisa o sócio com antecedência e já traz uma proposta de solução.
• Domínio do sistema. Software jurídico, planilhas e a base de procedimentos do escritório são as ferramentas de trabalho dele.

O controller jurídico precisa ser advogado?

O controller jurídico não precisa ser advogado, mas eu recomendo que seja. Quem conta prazo precisa dominar regra de intimação e contagem, e quem distribui precisa saber se uma tarefa é simples ou complexa para dividir a carga com justiça. Um advogado com experiência na área em que o escritório atua faz isso com mais segurança e ganha o respeito técnico do time mais rápido.

A área também importa: quem passou anos no cível precisa ser formado de novo para operar um escritório trabalhista. Nos níveis de baixo do setor há mais flexibilidade. O assistente de controladoria pode ser bacharel ou estagiário, desde que trabalhe com procedimento escrito e com revisão.

Quando contratar um controller jurídico, e quem deve ser?

No que vejo nos escritórios que acompanho, quando o time tem menos de cinco pessoas, o controller é o dono, e isso é normal. De cinco a dez pessoas, o dono ainda faz, mas já virou o gargalo que trava o crescimento. Acima de dez, ele não deveria estar nessa cadeira. A cadeira pode ser preenchida de três formas:

1. Formar alguém de dentro

   É a minha preferência. Quem já conhece a operação e a cultura do escritório aprende a rotina de controle mais rápido do que um estranho aprende o escritório. O melhor sinal é a pessoa que já cobra o procedimento dos colegas sem ninguém pedir. Cuidado com o erro oposto: promover o melhor técnico só por ser o melhor técnico pode custar um ótimo advogado e render um controller fraco.

2. Contratar quem já viveu operação jurídica

   Funciona quando a pessoa vem da mesma área e o escritório já tem a rotina escrita. Sem rotina escrita, ela chega com os hábitos da operação anterior e o escritório passa a funcionar do jeito dela.

3. Ser você, por enquanto

   Em escritório pequeno, o próprio dono assumir a função de controller é a saída real, e ela funciona quando ele separa o chapéu. Controladoria vira um bloco fixo na agenda, com as mesmas rotinas que um controller teria. Uma função se separa por horário antes de se separar por pessoa.

Quando o dono faz a função com horário e lista de rotinas, essa lista vira a descrição de cargo do futuro controller. A pessoa chega a um trabalho que já existe, e a contratação fica mais rápida e erra menos.

Como treinar o controller e o que cobrar dele?

O treino do controller jurídico começa pelo escopo, e o escopo começa pequeno. Ninguém entra controlando tudo: primeiro prazos, depois o resto. A sequência que ensino:

• Documentar antes de treinar. A rotina é escrita, e o treino é exatamente o que foi escrito. Documentar é também a chance de cortar os erros do jeito antigo, como mostro no artigo sobre processos internos e POP.
• Ele faz, você revisa. O controller agenda e distribui, e o dono revisa o relatório do dia até o volume de erro cair. O tempo do sócio passa de fazer para conferir, e depois de conferir para acompanhar.
• Treinar gestão de pessoas. Quase sempre o escolhido nunca liderou ninguém. Cobrar prazo de um colega mais antigo se aprende.
• Checagem diária curta. O controller manda ao dono as rotinas do dia marcadas como feitas: publicações lidas e agendadas, e-mails tratados, pauta conferida, protocolos feitos.

O que o dono cobra é objetivo: fila de publicação zerada todo dia, pauta dos próximos dias conferida, sistema com dado real e aviso antecipado quando a carga passar da capacidade.

Como estruturar a controladoria no seu escritório?

Montar a cadeira de controller com o time do escritório é o centro do trabalho de Diego Castro, criador do Método Escritório Sob Controle. A escolha do formato depende de quanto do caminho você quer percorrer com o seu time e de quanto quer que alguém conduza junto:

Não sabe qual formato faz sentido? Me chame no WhatsApp e me diga três coisas: quantos processos ativos você tem, quantas pessoas estão no time e o que ainda depende só de você. Com isso eu indico o caminho.

Perguntas frequentes