Resposta direta
Controladoria jurídica terceirizada é a contratação de uma empresa externa para ler publicações, agendar prazos, distribuir tarefas, protocolar e manter o sistema do escritório atualizado. O serviço existe, organiza a casa e funciona para muitos escritórios. O ponto de atenção é que a controladoria não é um serviço de apoio: ela é o centro da operação.
A execução pode ir para fora; a responsabilidade de garantir que cada tarefa aconteceu, não. Por isso a minha recomendação é formar a controladoria dentro do escritório e, se terceirizar, manter a coordenação e o monitoramento com alguém da casa.
Neste artigo
- O que é controladoria jurídica terceirizada?
- Quais as vantagens da controladoria terceirizada?
- Quais os riscos de terceirizar a controladoria jurídica?
- O que pode ser terceirizado e o que deve ficar dentro?
- Terceirizar, formar alguém ou contratar quem implanta?
- Como construir a controladoria dentro do seu escritório?
- Perguntas frequentes
O que é controladoria jurídica terceirizada?
Controladoria jurídica terceirizada é o modelo em que uma empresa de fora assume a rotina operacional da controladoria do escritório: leitura de publicações, atualização do sistema, agendamento de prazos, distribuição de tarefas e protocolo. O escritório passa a receber a pauta organizada, sem precisar formar uma equipe própria para isso.
Para avaliar se vale a pena, é preciso lembrar o que a controladoria jurídica é. O papel dela não é fazer as tarefas no lugar do sócio, e sim assumir a garantia de que elas aconteceram: no prazo, no fluxo certo e registradas no sistema. Todos os setores do escritório passam por ela.
A controladoria é o coração do escritório. E, por ser coração, ela tem que estar dentro, vendo os outros órgãos funcionarem.
Diego Castro, advogado (OAB/PE 45.016) e criador do Método Escritório Sob Controle, em RecifeQuais as vantagens da controladoria terceirizada?
As vantagens da controladoria jurídica terceirizada são três: ordem rápida na pauta, cobertura sem depender de uma pessoa só e método de trabalho já testado.
Ordem rápida
O fornecedor chega com a rotina pronta e coloca publicações, prazos e sistema em dia em pouco tempo.
Não depende de uma pessoa
Uma empresa cobre férias, doença e saída de alguém sem ruptura, o que um controller único não garante.
Método já testado
O serviço traz a inteligência da função, e o escritório só precisa ensinar como a própria casa funciona.
Para um escritório que está com a pauta fora de controle e sem ninguém no time com perfil para a função, esse alívio imediato pode ser a diferença entre respirar e continuar apagando incêndio.
Está avaliando terceirizar a controladoria? Me chame no WhatsApp e me conte como está a sua operação hoje, antes de decidir.
Quais os riscos de terceirizar a controladoria jurídica?
Os riscos de terceirizar a controladoria jurídica estão no que o fornecedor não enxerga de fora e no que ele passa a acessar. São cinco:
- Cultura e pessoas. O terceirizado garante a ordem das coisas, mas não vê a energia do time, quem está sobrecarregado, quem é bom em quê e quem precisa de treino. Controladoria também é gestão de pessoas e de conhecimento.
- Dependência. Quando o coração da operação está fora, o escritório fica dependente do fornecedor para funcionar. Trocar de fornecedor ou trazer a função para dentro depois é recomeçar.
- Visão do todo. A controladoria antecipa incêndio porque enxerga todos os setores ao mesmo tempo. De fora, ela vê a pauta, mas não a causa do atraso.
- Sigilo e dados. O fornecedor passa a tratar dados de clientes em nome do escritório. O contrato precisa prever confidencialidade, as obrigações de operador de dados da LGPD e a devolução das informações no fim. O dever de sigilo profissional continua sendo do advogado.
- Custo. O serviço não é barato, e o valor se repete todo mês sem que o escritório acumule conhecimento próprio.
Existe ainda um critério técnico que vale para qualquer modelo: quem distribui tarefa e conta prazo precisa entender o processo, para saber se uma peça é simples ou complexa e dividir a carga com justiça. Ao avaliar um fornecedor, pergunte quem vai fazer esse julgamento.
O que pode ser terceirizado e o que deve ficar dentro?
Na controladoria jurídica, a execução operacional pode ser terceirizada; a decisão técnica, a coordenação, o monitoramento e a gestão de pessoas ficam dentro do escritório:
| Pode ir para fora | Fica dentro do escritório |
|---|---|
| Leitura e triagem de publicações | Decisão técnica sobre cada caso |
| Agendamento de prazos e atualização do sistema | Coordenação e revisão de qualidade das peças |
| Protocolo, feito por advogado do fornecedor com o próprio certificado digital, nunca com o token do escritório | Monitoramento: conferir que o combinado aconteceu e conferir a contagem dos prazos fatais |
| Distribuição inicial de tarefas | Gestão de pessoas, cultura e procedimentos |
| Execução por correspondentes | Supervisão dos correspondentes |
Daí nasce o único modelo de terceirização que eu considero viável: o híbrido. O fornecedor distribui e acompanha a pauta, e uma coordenação técnica dentro do escritório responde pela qualidade e pelo monitoramento. A esteira pode ser alugada; quem olha a peça e quem responde pela entrega ficam em casa.
O erro mais caro
Tratar a controladoria como serviço de apoio, contratar o fornecedor e sumir. Delegar e sumir não é gestão. Mesmo no modelo terceirizado, alguém do escritório precisa conferir, toda semana, se a pauta, os prazos e o sistema mostram a realidade.
Terceirizar, formar alguém ou contratar quem implanta?
Há quatro caminhos para ter controladoria jurídica: formar alguém de dentro, o dono assumir por enquanto, contratar de fora ou terceirizar. Há também um apoio que serve a qualquer um deles, apresentado logo depois da tabela. A escolha depende de quem existe hoje no seu time:
| Caminho | Quando faz sentido | Atenção |
|---|---|---|
| Formar alguém de dentro | Há no time uma pessoa metódica, analítica e com base jurídica | É a minha preferência: quem já conhece a casa aprende a rotina mais rápido |
| O dono assume, por enquanto | Escritório pequeno, sem ninguém com o perfil | Funciona com horário fixo na agenda e rotina escrita, que depois vira a descrição do cargo |
| Contratar de fora | Não há ninguém no time, mas o escritório já tem rotina escrita | Quem vem de outra operação chega com os hábitos dela |
| Terceirizar | Pauta fora de controle e nenhuma das opções acima possível agora | Manter coordenação e monitoramento dentro |
O apoio que serve aos quatro caminhos resolve a principal dificuldade deles: trazer alguém que monte a controladoria com o seu time, treine quem vai ocupar a cadeira e vá embora deixando a função dentro de casa. É a diferença entre alugar a controladoria e construí-la. Quem deve ocupar essa função é tema do artigo sobre o controller jurídico, e a ordem de implantação, no de implementação de controladoria jurídica.
Como construir a controladoria dentro do seu escritório?
Montar a controladoria com o seu time, em vez de alugá-la, é o centro do trabalho de Diego Castro com escritórios de advocacia. A consultoria em controladoria jurídica e a mentoria seguem o Método Escritório Sob Controle em quatro formatos:
MESC+
O programa de aceleração do Método Escritório Sob Controle: quatro meses, online, em turma, com encontros ao vivo e acompanhamento entre um encontro e outro. Quem executa é o seu time, com a ordem certa e alguém cobrando. O MESC+ é a mentoria em controladoria jurídica de Diego Castro.
MESC Inside
Eu e minha equipe entramos no seu escritório e instalamos a estrutura com você: controladoria, procedimentos da área principal e time treinado para tocar. O MESC Inside é a consultoria em controladoria jurídica de Diego Castro, conduzida de dentro do escritório.
Imersão presencial
Dois dias para desenhar a estrutura do escritório inteiro e voltar com o plano dos próximos 90 dias. Veja como funciona a Imersão Escritório Sob Controle.
HighMind
A comunidade de alunos, com encontros ao vivo e aulas de convidados. Vem junto no MESC+ e no MESC Inside, para o acompanhamento continuar depois da implantação.
Não sabe qual formato faz sentido? Me chame no WhatsApp e me diga três coisas: quantos processos ativos você tem, quantas pessoas estão no time e o que ainda depende só de você. Com isso eu indico o caminho.
Perguntas frequentes
Vale a pena terceirizar a controladoria jurídica?
Pode valer como solução de curto prazo, quando a pauta está fora de controle e ninguém no time tem perfil para a função. Como solução permanente, eu recomendo formar a controladoria dentro, porque ela é o centro da operação e depende de enxergar a cultura e as pessoas do escritório.
O que não pode ser terceirizado na controladoria?
A responsabilidade de conferir que cada tarefa aconteceu, a coordenação técnica das peças, a gestão de pessoas e dos procedimentos e a supervisão dos correspondentes. A execução operacional, como leitura de publicações, agendamento e protocolo, pode ir para fora.
Como escolher uma empresa de controladoria terceirizada?
Pergunte quem faz o julgamento técnico sobre prazos e complexidade das peças, como o sigilo dos dados dos clientes é tratado no contrato, que relatórios o escritório recebe e com que frequência, e como a função pode ser trazida para dentro no futuro. E mantenha alguém do escritório conferindo o serviço toda semana.
Quem escreveu este artigo?
Diego Castro, advogado há mais de 14 anos (OAB/PE 45.016), sócio-administrador da DCastro Advogados Trabalhistas, em Recife, Pernambuco, e criador do Método Escritório Sob Controle. Ele montou a controladoria do próprio escritório, que hoje administra mais de 3.500 processos simultâneos.
Formado em Ciência da Computação e em Direito, é advogado há mais de 14 anos e ex-desenvolvedor de software. Assumiu a controladoria, a gestão e a reestruturação completa do próprio escritório antes de virar sócio-administrador. Montou a estrutura que hoje administra mais de 3.500 processos simultâneos e, em 12 anos, essa mudança de operação gerou mais de R$ 30 milhões em honorários. É especialista em controladoria jurídica, produtividade e gestão eficiente de escritórios e criador do Método Escritório Sob Controle, com mais de 15 mil alunos em workshops, palestras e eventos e mais de 700 escritórios reestruturados.
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