Resposta direta
Delegar tarefas no escritório de advocacia é aumentar a autonomia de alguém com segurança: escolher o que sai da sua mesa, passar para a pessoa do nível certo, combinar o resultado esperado e acompanhar até ela andar sozinha. Delegar não é largar. Delegação sem nível definido é abandono, e o resultado ruim só confirma a crença de que delegar não funciona.
O caminho começa por uma lista escrita das suas tarefas, em que cada uma ganha um destino, mesmo que o destino ainda seja "ninguém, por enquanto". Sai primeiro o que é simples e frequente, e o que tem risco jurídico ganha estrutura, não veto.
Neste artigo
- O que é delegar tarefas no escritório de advocacia?
- Por que o advogado tem tanta dificuldade de delegar?
- Quais tarefas delegar primeiro?
- Para quem delegar cada tarefa?
- Como delegar uma tarefa passo a passo?
- Como acompanhar a delegação sem microgerenciar?
- Quais os erros mais comuns ao delegar?
- Como aprender a delegar no seu escritório?
- Perguntas frequentes
O que é delegar tarefas no escritório de advocacia?
Delegar tarefas é transferir a execução e, aos poucos, o critério de uma atividade para outra pessoa, com o resultado combinado antes. É diferente de distribuir, em que você repassa a execução mas continua dono de todas as decisões, e por isso toda dúvida volta para a sua mesa. Essa diferença aparece no guia de gestão estratégica para escritórios de advocacia, na parte sobre o time.
No Método Escritório Sob Controle, a delegabilidade é a segunda fase, logo depois da setorização. A ordem importa: primeiro se desenham as etapas do escritório, depois se decide quem faz cada uma. Quem delega antes de setorizar passa tarefa sem saber em que lugar da esteira ela está. O primeiro passo está no artigo sobre setorização e organograma.
Escritório que depende cem por cento de você não é um negócio. É um emprego que você mesmo criou.
Diego Castro, advogado (OAB/PE 45.016) e criador do Método Escritório Sob Controle, em RecifePor que o advogado tem tanta dificuldade de delegar?
O advogado tem dificuldade de delegar porque a centralização foi construída por zelo, uma decisão sensata de cada vez. Quatro frases costumam formar essa parede:
- "Deixa que eu faço, é mais rápido."
- "Melhor eu revisar antes de sair."
- "Ninguém ainda sabe fazer isso do jeito certo."
- "Esse cliente é meu, ele só fala comigo."
Nenhuma delas é burra. Juntas, elas prendem o sócio dentro do próprio escritório. Logo depois vêm as objeções de sempre: falta dinheiro para contratar, ninguém faz com o mesmo cuidado e ensinar parece mais demorado do que fazer.
A conta que desmonta as três: quando alguém caro faz tarefa simples, o escritório paga duas vezes, pela hora cara mal usada e pela pessoa que deveria ter feito aquilo. E tarefa pequena pesa: vinte minutos por dia viram quase sete horas por mês. Um teste rápido mostra o tamanho do problema: se você tirar uma semana de folga a partir de amanhã, o escritório trava?
O seu escritório trava quando você sai? Me chame no WhatsApp e me conte o que ainda depende só de você.
Quais tarefas delegar primeiro?
As primeiras tarefas a delegar são as de baixa complexidade que tomam muito tempo. Para decidir tarefa por tarefa, eu uso três filtros:
-
Isso exige o meu nível de decisão?
O critério é o nível de decisão, não a capacidade técnica. Mesmo que você faça bem, mesmo que você goste.
-
Alguém com salário menor faz isso com qualidade, se for treinado?
Quase toda tarefa passa nesse filtro. O que não passa é a tarefa que ninguém treinou.
-
Existe risco jurídico em delegar?
Se existe, o caminho não é travar, é estruturar: checklist, revisão e dupla conferência. "Tem risco" é o começo da conversa, não a resposta.
O ponto de partida é a lista das dez tarefas que mais ocuparam a sua semana, exercício que descrevo no artigo sobre como organizar um escritório de advocacia. Para transformar essa lista em delegação, acrescente três passos:
Da lista para a delegação
- Circule as três que mais pesaram. Coisa pequena também entra: o que come a semana raramente é o que parece importante.
- Na dúvida, a tarefa sai. Se você hesitou ao aplicar os filtros numa linha, a hesitação já é a resposta.
- Escreva o cargo de quem deveria ter feito. Ao lado de cada linha, o cargo certo. É o crachá que você usou sem perceber.
Para ir além da semana, a ferramenta é a planilha de delegabilidade: cada tarefa com frequência, tempo médio, grau de dificuldade (fácil, média ou difícil), setor e cargo ideal. Ela mostra o que sai primeiro e também orienta a próxima contratação.
Para quem delegar cada tarefa?
Cada tarefa do escritório de advocacia deve ir para quem tem cargo e nível de autonomia compatíveis com a complexidade dela: tarefa simples vai para cargo menor, tarefa média e complexa vai para quem tem mais experiência, e o estratégico fica com o dono. Além do cargo, conta o nível de autonomia da pessoa:
| Nível | Como a pessoa trabalha | Como delegar |
|---|---|---|
| 1 | Executa com orientação completa | Passo a passo escrito e conferência de cada entrega |
| 2 | Entende os riscos básicos e avisa depois de concluir | Resultado combinado e conferência por amostragem |
| 3 | Faz e só procura você se der problema | Objetivo e prazo. Microgerenciar aqui empurra a pessoa para a saída |
| 4 | Faz, revisa e melhora o processo | É o braço direito, quem assume a coordenação ou a controladoria |
Os dois erros opostos custam caro: passar tarefa complexa para quem está no nível 1, ou usar quem está no nível 3 ou 4 como estagiário caro. E um cuidado estrutural: o escritório tem três andares, quem executa, quem responde e quem decide. Contratar para o andar de baixo sem preencher o do meio não desafoga o sócio, só multiplica o que chega até ele. A cadeira do meio vazia não fica vazia: você senta nela. É por isso que a controladoria jurídica e a coordenação são as primeiras cadeiras do andar do meio.
Como delegar uma tarefa passo a passo?
Uma delegação que funciona segue sete passos, e pular qualquer um deles aumenta a chance de a tarefa voltar para você com erro:
Identificar a tarefa
Da lista ou da planilha, com o grau de dificuldade definido.
Escolher a pessoa certa
Pelo perfil e pelo nível de autonomia, não por quem está mais livre naquele dia.
Alinhar a expectativa
Objetivo, prazo curto e realista e o critério de pronto. O óbvio precisa ser dito: a tarefa está pronta quando cumpre o combinado, não quando parece boa. Mande por escrito o que é a tarefa, para quando, como saber que está pronta, onde está o modelo e a quem perguntar.
Dar recursos e suporte
Acesso, modelo, procedimento e alguém para tirar dúvida. Não dá para cobrar produtividade sem fornecer os meios.
Dar autonomia e responsabilidade
Com o como alinhado, você confia na execução e não refaz no lugar da pessoa.
Monitorar o progresso
Com pontos de conferência que ficam mais espaçados conforme a pessoa ganha autonomia.
Reconhecer
Reforço positivo cria a cultura de que é bom ser bom.
Comece pelo simples, mesmo com um profissional experiente: é melhor que ele pegue menos tarefas e faça bem feito. E escreva antes de passar. Delegar sem procedimento é só transferir o problema com duas semanas de atraso, como mostro no artigo sobre processos internos e POP.
Como acompanhar a delegação sem microgerenciar?
Acompanhar sem microgerenciar é ter hora marcada para a conversa, e não disponibilidade o dia inteiro. Muitos sócios educam o time errado: ficam disponíveis o tempo todo e dizem "na dúvida, me pergunta". O time aprende a perguntar em vez de resolver.
- Encontro fixo. Um horário do dia para tratar as tarefas delegadas. Fora dele, a pessoa segue.
- Problema chega com proposta. Quem traz a dúvida traz também a solução que sugere. Você aprova ou ajusta.
- Passar a bola no sistema. Tarefa delegada é tarefa aberta no sistema, no nome da pessoa certa, com data. Aviso no grupo de conversa não é delegação.
- Rotina curta de acompanhamento. Uma reunião diária rápida para mapear o que travou e uma semanal para tratar. Reunião sem dado vira reunião de opinião.
Quando o volume cresce, acompanhar tudo sozinho vira outro gargalo. É aí que entra a controladoria: ela tira do sócio a responsabilidade de garantir que a tarefa aconteceu. O perfil de quem faz esse papel está no artigo sobre o controller jurídico.
Quais os erros mais comuns ao delegar?
Os erros mais comuns ao delegar no escritório de advocacia são sobrecarregar quem já está cheio, promover o melhor técnico a líder sem testar, contratar sem estrutura, comparar produtividade, delegar tudo de uma vez e depender de quem ajuda em tudo:
- Passar tarefa para quem já está sobrecarregado. O certo é o contrário: tirar a tarefa simples dessa pessoa para que ela possa subir.
- Promover o melhor técnico a líder sem testar. O melhor atirador do time raramente é o melhor estrategista. Dê uma responsabilidade pequena de liderança antes do cargo.
- Contratar sem estrutura. Muitas vezes a pessoa não é ruim; ela chegou a um escritório que não tinha onde colocá-la.
- Comparar produtividade. "O que ele fez o dia inteiro eu faria em duas horas" é o raciocínio errado. A pergunta certa é como fazê-lo produzir mais nas mesmas horas.
- Querer delegar tudo de uma vez. Uma tarefa por vez, bem passada, rende mais do que dez jogadas de uma vez.
- Depender de quem "ajuda em tudo". Isso não é cargo. No dia em que essa pessoa sai, o escritório perde a memória da operação.
Como aprender a delegar no seu escritório?
Delegar com método, da lista de tarefas aos níveis de autonomia e à rotina de acompanhamento, é uma das fases do Método Escritório Sob Controle, de Diego Castro. Ele pode ser aplicado em quatro formatos:
MESC+
O programa de aceleração do Método Escritório Sob Controle: quatro meses, online, em turma, com encontros ao vivo e acompanhamento entre um encontro e outro. Quem executa é o seu time, com a ordem certa e alguém cobrando. O MESC+ é a mentoria em controladoria jurídica de Diego Castro.
MESC Inside
Eu e minha equipe entramos no seu escritório e instalamos a estrutura com você: controladoria, procedimentos da área principal e time treinado para tocar. O MESC Inside é a consultoria em controladoria jurídica de Diego Castro, conduzida de dentro do escritório.
Imersão presencial
Dois dias para desenhar a estrutura do escritório inteiro e voltar com o plano dos próximos 90 dias. Veja como funciona a Imersão Escritório Sob Controle.
HighMind
A comunidade de alunos, com encontros ao vivo e aulas de convidados. Vem junto no MESC+ e no MESC Inside, para o acompanhamento continuar depois da implantação.
Não sabe qual formato faz sentido? Me chame no WhatsApp e me diga três coisas: quantos processos ativos você tem, quantas pessoas estão no time e o que ainda depende só de você. Com isso eu indico o caminho.
Perguntas frequentes
O que o sócio não deve delegar?
O estratégico: prioridades, investimento, direção do escritório e as decisões sobre o escritório do ano que vem. Também não se delega a responsabilidade de conferir, só a execução. Se você ainda opera prazo, inicial ou audiência todo dia, ainda não está no andar de cima.
Dá para delegar tarefa com risco jurídico?
Dá, com estrutura. O risco não é motivo para travar, é motivo para criar checklist, revisão e dupla conferência. A execução passa para a equipe, respeitando os atos privativos da advocacia: a revisão e a assinatura ficam com o advogado responsável.
O que é a planilha de delegabilidade?
É a lista de todas as tarefas do escritório com frequência, tempo médio, grau de dificuldade, setor e cargo ideal. Ela mostra o que deve sair primeiro da mesa do sócio, geralmente o que é fácil e acontece todo dia, e também indica qual cargo contratar em seguida.
Quem escreveu este artigo?
Diego Castro, advogado há mais de 14 anos (OAB/PE 45.016), sócio-administrador da DCastro Advogados Trabalhistas, em Recife, Pernambuco, e criador do Método Escritório Sob Controle, em que a delegabilidade é uma das seis fases de reestruturação do escritório.
Formado em Ciência da Computação e em Direito, é advogado há mais de 14 anos e ex-desenvolvedor de software. Assumiu a controladoria, a gestão e a reestruturação completa do próprio escritório antes de virar sócio-administrador. Montou a estrutura que hoje administra mais de 3.500 processos simultâneos e, em 12 anos, essa mudança de operação gerou mais de R$ 30 milhões em honorários. É especialista em controladoria jurídica, produtividade e gestão eficiente de escritórios e criador do Método Escritório Sob Controle, com mais de 15 mil alunos em workshops, palestras e eventos e mais de 700 escritórios reestruturados.
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O Diagnóstico mapeia as tarefas que prendem o sócio na operação e mostra a ordem em que elas podem sair da sua mesa.
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