Setorização e organograma do escritório de advocacia: setores, cargos e como montar

O que é setorização em um escritório de advocacia?

Setorização em um escritório de advocacia é a divisão do trabalho em etapas sequenciais, do primeiro contato do cliente até o dinheiro do caso entrar, olhando o escritório de cima, como uma linha de produção. Cada trecho dessa esteira é um setor, com uma entrada definida, uma saída definida, um horário e um responsável. O setor recebe o trabalho do anterior, faz a sua parte e entrega redondo para o seguinte.

A setorização é a primeira fase do Método Escritório Sob Controle, antes de delegar, escrever procedimentos ou contratar. O motivo é simples: sem saber em que setor uma tarefa mora, não há como decidir quem deve fazê-la. Ela aparece como parte da operação estruturada no guia de gestão estratégica para escritórios de advocacia.

A prova de que a setorização terminou não é ter gente em todos os setores. É conseguir pegar qualquer tarefa do escritório e dizer de qual setor ela é, mesmo que todas as caixas ainda estejam com você.

Quais são os setores de um escritório de advocacia?

Os setores de um escritório de advocacia se dividem em três grupos: os que estão na esteira do caso, o que cuida do cliente por fora da esteira e os de apoio. Num escritório de contencioso, a esteira costuma ter comercial, iniciais, prazos, audiências, acordos e execução, com a controladoria entre as etapas:

Por fora da esteira fica o relacionamento, que fala com o cliente já contratado e protege a produção das interrupções. E há os setores de apoio: financeiro, pessoas, tecnologia e marketing. Setor de apoio sem dono vira tarefa do dono.

Repare que a controladoria aparece três vezes. É ela que faz o trabalho passar de uma caixa para a outra, como explico no guia de controladoria jurídica. E não é preciso montar todos esses setores amanhã: eles já acontecem no seu escritório, só não têm nome nem dono.

Quer saber quais setores do seu escritório estão sem dono? Me chame no WhatsApp e me conte como o trabalho circula hoje.

Como montar o organograma do escritório de advocacia?

O organograma do escritório de advocacia nasce da setorização, e não o contrário. A cadeia é esta: setor, depois cargo, depois tarefa. Do escopo do escritório saem os setores; dos setores, os blocos de tarefas; da dificuldade das tarefas, o perfil e o cargo; do cargo, o salário. Quanto menor a complexidade da tarefa, menor o cargo necessário para fazê-la.

Os cargos se organizam em três andares:

Dentro do organograma, algumas separações não se negociam: quem produz não protocola, quem cobra o cliente não é quem aprova desconto ou acordo e quem produz não controla a própria produção. Um exemplo de organograma de escritório pequeno: o sócio no estratégico; um controller no tático; no operacional, uma pessoa no comercial e duas na produção, com setores separados por horário. E coordenação não é controladoria: a coordenação pergunta se o trabalho está bem feito; a controladoria pergunta se ele está sob controle e no prazo. Quem deve ocupar essa segunda função é tema do artigo sobre o controller jurídico.

Como setorizar o escritório passo a passo?

Setorizar começa com uma folha de papel e um caso real, e não com um software ou um organograma bonito. A sequência que ensino:

1. Rastrear um caso comum

   Pegue um caso típico e escreva tudo que acontece com ele, do primeiro contato ao encerramento, cada linha começando com um verbo. Se uma etapa só pode ser descrita pelo nome de alguém, ela existe como pessoa, não como setor. Circule.

2. Listar as grandes tarefas

   Sem detalhe ainda. Detalhar cedo demais confunde e trava o desenho.

3. Agrupar o que anda junto

   Dois cortes ajudam: quem produz não é quem controla, e nem todo setor está na esteira. Ao agrupar, a tarefa que está no setor errado salta aos olhos.

4. Só agora pensar em gente

   Com os setores definidos, veja quem ocupa cada um hoje, inclusive você.

5. Detalhar as tarefas de cada setor

   Tarefa, frequência, tempo médio, grau de dificuldade e cargo ideal. É daqui que sai a lista do que delegar, tema do artigo sobre como delegar tarefas no escritório.

6. Distribuir por complexidade, não por volume

   Tarefa simples vai para cargo menor, tarefa complexa para quem tem experiência.

7. Testar se a esteira fecha

   Siga o caso de novo, incluindo os retornos, quando algo volta para o setor anterior. É nos retornos que está o retrabalho.

A regra de ouro do exercício: não desenhe como deveria ser, desenhe como é. O mapa só é útil se mostrar o problema. Depois de setorizado, cada setor ganha os seus processos internos escritos.

Como setorizar um escritório pequeno, com pouca gente?

Escritório pequeno setoriza separando por horário antes de separar por pessoa. A mesma pessoa pode ser do comercial na segunda de manhã, das iniciais na segunda à tarde e dos prazos na terça, com um horário curto todo dia para os prazos que estão vencendo. O que não pode é fazer tudo ao mesmo tempo, porque aí o urgente sempre vence e as iniciais nunca saem.

Quem faz prazo e escreve inicial "quando sobra tempo" nunca termina a inicial: o prazo come a inicial todas as vezes. Separando os dois em dias diferentes, a mesma pessoa passa a entregar os dois. Misturar tarefas de naturezas diferentes gasta mais energia e produz menos.

A régua de pessoas por setor:

O princípio que resume a régua: divida setores entre pessoas, não divida pessoas entre setores. Com pouca gente, junte os setores mais parecidos na mesma cadeira. E quem trabalha sozinho faz o mesmo exercício de quem tem uma equipe grande: mesmo fazendo todas as tarefas, entende de que setor cada uma é.

Quando criar um setor novo?

Um setor novo deve ser criado no escritório de advocacia quando o volume de um setor existente não cabe mais em quem o ocupa. Comece com caixas grandes e divida quando uma delas não couber mais. Antes de contratar, há três saídas para a caixa pesada:

• Devolver o que é de outro setor. Muitas vezes o problema de um setor é o setor anterior: as iniciais atrasam porque o comercial entregou o caso sem documento.
• Dar ferramenta ou melhorar a rotina, para a mesma pessoa render mais.
• Trazer gente, quando as duas primeiras já foram usadas.

Quando dois setores estão pesados, às vezes a solução é um setor do meio entre eles, que absorve o que ninguém fazia. E quando um setor já dividido volta a pesar, ele pode ser subdividido, por exemplo separando prazos de execução. Esse nível só compensa em escritório com volume.

Como setorizar o seu escritório com acompanhamento?

A setorização é a primeira fase do Método Escritório Sob Controle, de Diego Castro, e é por ela que começa todo trabalho de reestruturação. Ela pode ser feita em quatro formatos:

Não sabe qual formato faz sentido? Me chame no WhatsApp e me diga três coisas: quantos processos ativos você tem, quantas pessoas estão no time e o que ainda depende só de você. Com isso eu indico o caminho.

Perguntas frequentes