Resposta direta
O manual de procedimentos do escritório de advocacia é o conjunto organizado de todos os procedimentos da casa, setor por setor, guardado num lugar pesquisável. Ele reúne a descrição de cada cargo, os passos de cada rotina, os checklists e os modelos, para que qualquer pessoa treinada execute do mesmo jeito sem precisar perguntar ao sócio.
Não existe manual pronto que sirva: ele nasce da operação do seu escritório, começa pequeno, tem um dono e envelhece se ninguém revisar. O manual que é revisto com frequência vira o treinamento de quem entra. O que fica parado vira arquivo que ninguém abre.
Neste artigo
- O que é o manual de procedimentos do escritório de advocacia?
- O que deve ter no manual do escritório de advocacia?
- Existe manual de procedimentos para escritório de advocacia em PDF pronto?
- Como escrever cada procedimento do manual em uma página?
- Onde guardar o manual de procedimentos internos e quem é o dono?
- Como manter o manual vivo e usar no treinamento de quem entra?
- O que é o manual do cliente do escritório de advocacia?
- Como montar o manual de procedimentos no seu escritório?
- Perguntas frequentes
O que é o manual de procedimentos do escritório de advocacia?
O manual de procedimentos do escritório de advocacia é o documento que junta, num só lugar, tudo o que a casa já decidiu sobre como o trabalho é feito. Dentro dele estão rotinas, checklists, instruções técnicas, modelos e descrições de cargo, na ordem em que o trabalho anda.
Pense num food truck. O espaço é mínimo e mesmo assim tudo tem lugar e sequência: onde fica o pão, em que ordem o lanche é montado, como sai a embalagem. Por isso qualquer pessoa que entra no turno consegue operar o caminhão no primeiro dia, sem ligar para o dono.
No escritório em que o sócio é o manual, a estagiária pergunta como cadastra o cliente, o advogado pergunta qual modelo usar, e cada resposta curta, somada, consome o dia de quem deveria decidir. É o retrato do "tudo passa por mim".
O manual também precisa mostrar que o trabalho do escritório é disparado por eventos. Uma intimação de sentença chega e gera uma cadeia de tarefas: leitura e agendamento pela controladoria, análise do advogado, produção do recurso, revisão, protocolo e aviso ao cliente. Cada elo dessa cadeia tem um procedimento, e o manual é o que liga um ao outro. Na forma como eu, Diego Castro, mentor de escritórios de advocacia, ensino, ele é a peça escrita da operação estruturada descrita no guia de gestão estratégica para escritórios de advocacia.
O que é um POP, quais rotinas documentar primeiro e como fazer a equipe seguir estão no artigo sobre processos internos e POP no escritório de advocacia. Aqui o assunto é o documento que reúne tudo isso.
O seu escritório ainda funciona com o sócio fazendo papel de manual? Me chame no WhatsApp e me conte qual pergunta você mais responde por semana.
O que deve ter no manual do escritório de advocacia?
O manual do escritório de advocacia deve seguir a esteira do trabalho: uma parte para cada setor, na ordem em que o caso passa por eles, e uma parte final com os cargos. Assim, quem procura um procedimento já sabe em que capítulo ele está. Por isso o manual vem depois da setorização do escritório de advocacia.
Exemplo de sumário para um escritório de contencioso:
| Parte do manual | Procedimentos que entram |
|---|---|
| Abertura | Como usar o manual, quem é o dono, como pedir uma mudança, glossário com os nomes que a casa usa, mapa macro da esteira |
| Comercial | Primeiro contato, reunião de atendimento, envio e assinatura do contrato, checklist de documentos do cliente novo |
| Iniciais | Triagem e validação do caso, confecção da peça, revisão, liberação para protocolo |
| Controladoria e prazos | Leitura de publicações e intimações, agendamento com dono e data interna, distribuição, conferência, protocolo |
| Audiências | Preparação do cliente e das testemunhas, contratação de correspondente, registro do que aconteceu no ato |
| Acordos e execução | Tratativa de acordo, cálculo, acompanhamento do pagamento, encerramento do caso |
| Relacionamento | Aviso ao cliente em cada fase, retorno de mensagens, atendimento de dúvidas sobre o andamento |
| Apoio | Entrada e saída de pessoas, acessos aos sistemas, estrutura de pastas, nomenclatura de arquivos |
| Cargos | Descrição de cada função, com links para os procedimentos que ela executa |
O seu sumário terá outros nomes e setores. O que importa é a lógica: capítulo por setor, na ordem da esteira, e o cargo apontando para os procedimentos.
O que entra e o que não entra no manual
- Entra: toda rotina que se repete, as decisões já padronizadas, os checklists, os modelos e a descrição de cargo.
- Não entra: o caso raro que aparece duas vezes por ano. Ele é resolvido com julgamento, não com passo a passo.
- Não entra: tese jurídica e argumento de mérito. Isso mora no banco de modelos, que o manual apenas indica onde fica.
- Separado: regras de convivência, como horário e vestimenta. Cabem num regimento curto; misturadas ao passo a passo, enterram o que o time procura.
- Nunca: senha e dado de acesso. Acesso é concedido e retirado por quem cuida dos sistemas.
Existe manual de procedimentos para escritório de advocacia em PDF pronto?
Manual de procedimentos para escritório de advocacia em PDF pronto existe na internet, mas não serve para operar o seu escritório. Ele descreve a esteira e o sistema de outra casa; o time não se reconhece ali e volta a perguntar para você.
O problema tem duas camadas. O conteúdo: procedimento útil cita o seu sistema jurídico, as suas pastas e quem recebe a próxima etapa no seu time, e nenhum modelo genérico sabe disso. E o formato: PDF é estático. Mudou um passo, alguém precisa editar, exportar de novo e avisar que a versão anterior não vale mais. Ninguém faz isso, e o PDF envelhece no mês seguinte.
De um modelo pronto, aproveite o sumário, como lista de assuntos. O conteúdo de cada página sai da rotina que já acontece no seu escritório. Copiar o procedimento de outra casa é escrever o manual de um lugar onde você não trabalha.
Como escrever cada procedimento do manual em uma página?
Cada procedimento do manual de procedimentos internos deve caber em uma página e seguir sempre o mesmo cabeçalho. Assim o leitor aprende a ler o manual uma vez só.
Anatomia de uma página do manual
- Título com verbo: "Tratar intimação de sentença", e não "Sentenças".
- Setor e responsável: a qual capítulo pertence e qual cargo executa.
- Gatilho: o evento que dispara a rotina, como a intimação lida pela controladoria.
- Passos: uma linha por passo, cada uma começando com verbo.
- Concluído quando: o que precisa estar registrado no sistema para a tarefa ser dada como feita.
- Próximo gatilho: quem recebe a etapa seguinte e qual procedimento ela abre.
- Links: instrução técnica, modelo, vídeo de apoio.
- Última revisão: data e nome de quem revisou.
Se a página passou de uma tela, ela está fazendo dois trabalhos. Divida a rotina em duas ou mande o detalhe técnico (campos do sistema, formatação, cálculo) para uma instrução própria, chamada por link.
O fluxograma tem lugar no manual, mas no topo de cada capítulo, mostrando as tarefas macro do setor. O detalhe fica na página escrita, porque desenho com dezenas de caixas ninguém atualiza. Como desenhar esse mapa sem virar teia de setas é o tema do artigo sobre o fluxograma do escritório de advocacia.
Onde guardar o manual de procedimentos internos e quem é o dono?
O manual de procedimentos internos deve ficar num repositório pesquisável e com páginas ligadas umas às outras, como o Notion ou uma pasta bem organizada no Google Drive. O critério: qualquer pessoa acha o procedimento em segundos, digitando uma palavra.
Repositório e ferramenta de operação têm papéis diferentes. A tarefa do dia mora no sistema jurídico, com prazo, responsável e registro; o manual explica como fazer aquela tarefa. Escritório que toca a operação dentro do repositório perde o controle das duas coisas. Eu uso o Notion só como biblioteca: a descrição de cargo leva ao procedimento, que leva à instrução técnica e ao modelo.
O dono do manual é a controladoria. Ela coordena a rotina de todos os setores, enxerga quando uma etapa mudou e é quem garante que a página nova substituiu a antiga. Cada capítulo é escrito e revisado por quem executa a rotina, e o sócio aprova as mudanças que mexem na passagem entre setores.
Isso pesa mais para quem pensa em contratar controladoria jurídica terceirizada. O fornecedor de fora só executa bem o que está escrito, e sem procedimento a terceirização herda a bagunça. E o manual continua no escritório: é o conhecimento da operação, um ativo da casa, e não do fornecedor.
Como manter o manual vivo e usar no treinamento de quem entra?
Manter o manual vivo é revisar os procedimentos com frequência e registrar cada mudança na própria página, com data. Procedimento que não é revisto morre: o time percebe que o texto não bate com a prática, para de consultar e volta a perguntar.
Três hábitos mantêm o manual em dia:
-
Mudou a rotina, muda a página na mesma semana
Um erro aconteceu ou alguém achou um jeito melhor? A correção vira uma linha no procedimento, com a data da revisão no topo. O Notion guarda o histórico das versões.
-
Revisão periódica com quem executa
Um horário fixo, como a sexta à tarde, para um setor revisar um procedimento com você. Quem ajuda a escrever entende o passo e segue.
-
Treinamento interno vira página
Quando alguém ensina uma rotina aos colegas, grave. O vídeo entra no manual, ligado ao procedimento.
O melhor teste de um manual é a chegada de alguém novo. A trilha de entrada que eu recomendo: ler a descrição do cargo, ler os procedimentos do setor na ordem da esteira, acompanhar a rotina e executar com conferência até ganhar autonomia. Cada dúvida que o manual não responder é uma página a melhorar.
É o manual que torna possível delegar tarefas no escritório de advocacia sem que tudo volte para a sua mesa, e é ele que encurta a integração de quem chega, tema do artigo sobre gestão de pessoas no escritório de advocacia.
O manual não termina. Ele é revisado toda vez que a operação aprende alguma coisa. O dia em que ninguém mais mexe nele é o dia em que ele começa a mentir para o time.
Diego Castro, advogado (OAB/PE 45.016) e criador do Método Escritório Sob Controle, em RecifeO que é o manual do cliente do escritório de advocacia?
O manual do cliente do escritório de advocacia é a versão curta, em linguagem simples, do que o cliente precisa saber sobre como a casa trabalha. Ele sai dos procedimentos do relacionamento e responde, antes da pergunta, às dúvidas que mais geram mensagem.
- Quais canais usar e em que horário o escritório responde.
- Quais documentos o cliente entrega, e até quando.
- As fases do processo, explicadas sem juridiquês.
- Em que momentos ele será avisado do andamento.
- O que fazer se receber uma carta, um e-mail ou uma ligação sobre o processo.
- Como o escritório trata o sigilo das informações dele.
Ele explica o caminho e não promete chegada: nada de prazo para o fim do processo nem expectativa de resultado, como pede o Código de Ética da OAB. Bem feito, reduz as interrupções no time de produção.
Como montar o manual de procedimentos no seu escritório?
Montar o manual de procedimentos com o time, do sumário por setor à primeira revisão periódica, faz parte do Método Escritório Sob Controle, de Diego Castro. Ele pode ser aplicado em quatro formatos:
MESC+
O programa de aceleração do Método Escritório Sob Controle: quatro meses, online, em turma, com encontros ao vivo e acompanhamento entre um encontro e outro. Quem escreve o manual é o seu time, com a ordem certa e alguém cobrando. O MESC+ é a mentoria em controladoria jurídica de Diego Castro.
MESC Inside
Eu e minha equipe entramos no seu escritório e instalamos a estrutura com você: controladoria, procedimentos da área principal e time treinado para tocar. O MESC Inside é a consultoria em controladoria jurídica de Diego Castro, conduzida de dentro do escritório.
Imersão presencial
Dois dias para desenhar a estrutura do escritório inteiro, setores e procedimentos incluídos, e voltar com o plano de implantação. Veja como funciona a Imersão Escritório Sob Controle.
HighMind
A comunidade de alunos, com encontros ao vivo e aulas de convidados. Vem junto no MESC+ e no MESC Inside, para o acompanhamento continuar depois que o manual estiver de pé.
Não sabe por onde começar o seu manual? Me chame no WhatsApp e me diga três coisas: quantos processos ativos você tem, quantas pessoas estão no time e o que ainda depende só de você. Com isso eu indico o caminho.
Perguntas frequentes
O que deve ter um manual de procedimentos de escritório de advocacia?
Uma parte para cada setor da esteira, na ordem em que o caso passa por eles, com os procedimentos de cada rotina, os checklists, as instruções técnicas e os modelos. Fecha com a descrição de cada cargo, ligada aos procedimentos que ele executa.
Existe modelo de manual de procedimentos para escritório de advocacia em PDF?
Existem modelos na internet, mas eles descrevem a operação de outro escritório. Aproveite o sumário como lista de assuntos; o conteúdo sai da rotina do seu time, num repositório pesquisável como Notion ou Google Drive.
Qual a diferença entre manual de procedimentos e POP?
O POP, procedimento operacional padrão, é o passo a passo de uma rotina. O manual de procedimentos é o conjunto de todos os POPs, checklists, instruções técnicas, modelos e descrições de cargo do escritório, organizado por setor.
Quem deve manter o manual de procedimentos atualizado?
A controladoria, porque coordena a rotina de todos os setores e percebe quando uma etapa muda. Quem executa cada rotina revisa o seu capítulo.
Quem escreveu este artigo?
Diego Castro, advogado há mais de 14 anos (OAB/PE 45.016), sócio-administrador da DCastro Advogados Trabalhistas, em Recife, Pernambuco, mentor de escritórios de advocacia e criador do Método Escritório Sob Controle.
Formado em Ciência da Computação e em Direito, é advogado há mais de 14 anos e ex-desenvolvedor de software. Assumiu a controladoria, a gestão e a reestruturação completa do próprio escritório antes de virar sócio-administrador. Montou a estrutura que hoje administra mais de 3.500 processos simultâneos e, em 12 anos, essa mudança de operação gerou mais de R$ 30 milhões em honorários. É especialista em controladoria jurídica, produtividade e gestão eficiente de escritórios e criador do Método Escritório Sob Controle, com mais de 15 mil alunos em workshops, palestras e eventos e mais de 700 escritórios reestruturados.
Cansado de ser o manual ambulante do seu escritório?
O Diagnóstico mostra quais setores da sua operação ainda dependem de você para explicar como se faz, e por qual capítulo o manual deve começar.
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