Gestão de pessoas no escritório de advocacia: contratar, treinar, acompanhar e reter a equipe

O que é gestão de pessoas no escritório de advocacia?

Gestão de pessoas no escritório de advocacia é a forma como o escritório escolhe, prepara, acompanha e desenvolve quem trabalha nele, com regras que valem para qualquer pessoa que ocupe o mesmo cargo.

Imagine um escritório com seis pessoas em que o sócio responde dezenas de perguntas por dia no WhatsApp: qual modelo usar, quem pega a audiência de amanhã. Cada pergunta é pequena; somadas, prendem o sócio na operação. Falta que cada um saiba o que a própria cadeira entrega.

Para quem pergunta como gerir equipe no escritório, a regra que eu ensino é olhar o cargo antes da pessoa, nesta ordem:

1. Setor: qual pedaço da esteira do caso precisa de dono.
2. Cargo: qual nível de decisão esse pedaço exige e quanto ele custa.
3. Tarefa: o que se faz no cargo, com que frequência e com que complexidade.
4. Pessoa: quem tem o perfil para aquelas tarefas.

Escritório montado em volta de quem já está lá fica refém dessas pessoas: quando uma sai, o cargo sai junto. O desenho dos setores e cargos está no artigo sobre setorização e organograma do escritório. No Método Escritório Sob Controle, criado por Diego Castro, mentor de escritórios de advocacia, a gestão de pessoas vem depois da setorização e da delegação. O time é um dos quatro sistemas do guia de gestão estratégica para escritórios de advocacia.

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Como contratar pelo cargo, e não pelo currículo?

Contratar pelo cargo é definir, antes de anunciar a vaga, qual setor a pessoa vai ocupar, quais tarefas vai fazer e qual perfil essas tarefas pedem. Sem isso, a vaga vira "procura-se advogado que faça tudo", e o escritório escolhe o currículo mais bonito em vez do perfil certo.

O mesmo cargo de estagiário pede perfis diferentes conforme o setor:

No processo seletivo, cinco regras:

• A vaga descreve o cargo e apresenta o escritório. Anúncio genérico atrai candidato genérico.
• Teste prático antes da entrevista, do tamanho do cargo. Para estagiário, resumir um processo mostra português e coerência melhor do que pedir uma peça do zero. Para advogado, uma peça. Para o comercial, um texto curto e um vídeo de apresentação.
• Na entrevista, primeiro ouça. Pergunte como funcionavam os lugares onde a pessoa trabalhou; depois apresente o escritório; salário por último.
• Contrate devagar. A dúvida sobre comportamento que aparece na entrevista não some depois da admissão.
• Contrate antes de afogar. Quando o sócio começa a pensar em contratar, quase sempre já passou da hora. A lista de tarefas para delegar mostra qual cargo abrir primeiro.

Na forma de contratação, cumpra a legislação e as regras da OAB aplicáveis a cada caso.

Como fazer o treinamento de equipe no escritório?

Treinamento de equipe no escritório de advocacia é a passagem do jeito de fazer da casa para quem chega, com procedimento escrito, prática guiada e acompanhamento próximo nas primeiras semanas. Treinar só de boca funciona até a terceira pessoa; depois, cada um aprende uma versão diferente.

Quem diz "eu treino e a pessoa sai" quase sempre treina sem material: quando a pessoa vai embora, o treinamento vai junto. A integração que funciona tem cinco momentos:

1. Antes do primeiro dia

   Acessos criados em nome do escritório (e-mail, sistema, pastas), para que nada fique preso à pessoa se ela sair, e uma apresentação com o organograma e a quem recorrer.

2. Primeira semana: o procedimento do cargo

   Ler, ver alguém executando, executar junto. O procedimento mora no repositório do escritório, como mostro no artigo sobre o manual de procedimentos.

3. Poucas tarefas no começo

   Melhor duas tarefas bem feitas do que dez com erro. Quem domina pouco rápido pergunta menos e logo ensina o próximo.

4. Conferência de toda entrega

   Nas primeiras semanas, tudo é conferido. Conforme a qualidade aparece, a conferência passa a ser por amostragem.

5. Conversa de fechamento da experiência

   Ao fim da experiência, uma conversa sobre comportamento e técnica, nos dois sentidos.

Treine no expediente, grave os treinamentos e dê a quem quer subir o dever de formar quem vem embaixo. Toda dúvida que se repete no treinamento é sinal de que o procedimento precisa ser revisto; procedimento bom é revisado com frequência, como explico no artigo sobre processos internos e POP.

Como acompanhar a equipe com reuniões, indicadores e feedback?

Acompanhar a equipe do escritório de advocacia exige três encontros com funções diferentes: uma reunião diária curta, uma reunião semanal com indicadores e uma conversa individual periódica. Fora desses encontros, a equipe trabalha sem interromper o sócio a cada dúvida.

A reunião semanal trabalha em ciclo curto e, sem número, vira reunião de opinião. Cada setor precisa de um ou dois indicadores de entrega: nas iniciais, peças prontas no prazo combinado e quantas voltaram para correção; nos prazos, prazos cumpridos e tarefas atrasadas por responsável; no relacionamento, o tempo de resposta ao cliente. Como escolher esses números está no artigo sobre indicadores do escritório de advocacia, e a rotina individual que conversa com essa cadência está no guia de produtividade para advogados.

O feedback que funciona é específico e perto do fato: o que aconteceu, o efeito e o que muda. Comportamento e técnica separados, e a outra parte ouvida: às vezes o atraso veio do caso incompleto do setor anterior. Reconheça em público, corrija em particular.

A queixa "ninguém faz do meu jeito" tem uma causa simples: o jeito do sócio só existe na cabeça dele. Escrito no procedimento, ele vira régua, e o feedback deixa de ser gosto pessoal. Quando o time cresce, quem conduz a reunião diária e acompanha os indicadores deixa de ser o sócio e passa a ser o controller jurídico.

Como montar um plano de carreira no escritório de advocacia?

Plano de carreira no escritório de advocacia é a descrição de como alguém passa de um cargo para outro e do que precisa demonstrar para isso. Os cargos se organizam em três níveis:

Dentro de cada nível, a maturidade aparece na forma de lidar com um problema: quem começa traz só o problema; quem amadureceu traz o problema e duas saídas; quem está pronto para subir traz o problema resolvido e uma melhoria no procedimento. Escrever esses marcos por cargo transforma "um dia você cresce aqui" em caminho visível.

A passagem do operacional para o tático pede teste antes do crachá. Tire parte da pauta da pessoa e dê a ela, por um período, uma responsabilidade de gestão: conduzir a reunião diária ou treinar quem chegou. Promover sem testar pode custar um excelente executor e render um coordenador fraco. E nem todo mundo quer liderar: crescer como especialista também é carreira.

O que fazer quando alguém da equipe não rende?

Quando alguém da equipe não rende, o primeiro passo é diagnosticar a causa antes de trocar a pessoa. O problema pode estar no processo, na ferramenta, no treinamento ou no perfil, e trocar sem diagnóstico coloca outra pessoa no mesmo buraco.

Antes de concluir que é perfil, olhe a carga: quem acumula três setores rende mal nos três. Quando o diagnóstico é mesmo perfil, decida sem arrastar, com respeito e cumprindo a legislação. Manter alguém no cargo errado cobra do time inteiro.

Como reter bons profissionais no escritório?

Reter bons profissionais no escritório de advocacia depende de três coisas: clareza sobre o que se espera e como crescer, autonomia proporcional ao nível da pessoa e reconhecimento do que ela entrega. Salário conta, mas raramente é o único motivo de saída.

Quando alguém bom sai, o escritório perde duas vezes: o sócio volta a fazer o que a pessoa fazia e paga de novo seleção, treino e curva de aprendizado.

O motivo silencioso de saída é a sobrecarga: profissional cansado aceita a primeira proposta que parece mais leve, e às vezes reter é contratar alguém para tirar tarefa simples da mesa dele. Pesquisa de clima anônima, uma vez por ano, revela o que ninguém fala. E a cultura trabalha nos dois sentidos: equipe organizada afasta quem não colabora, equipe desorganizada afasta os bons.

Como organizar a gestão da equipe no seu escritório?

A gestão de equipe jurídica é uma das fases do Método Escritório Sob Controle, de Diego Castro, especialista em controladoria jurídica, e entra depois que setores e cargos estão desenhados. Ela pode ser feita em quatro formatos:

Não sabe qual formato faz sentido? Me chame no WhatsApp e me diga três coisas: quantos processos ativos você tem, quantas pessoas estão no time e o que ainda depende só de você. Com isso eu indico o caminho.

Perguntas frequentes