Indicadores de desempenho do escritório de advocacia: os KPIs da operação, setor por setor

O que são indicadores de desempenho no escritório de advocacia?

Indicadores de desempenho no escritório de advocacia, também chamados de KPIs (do inglês key performance indicators), são medidas que acompanham a entrega de uma etapa do trabalho ao longo do tempo. Todo KPI jurídico responde a uma pergunta da operação: a publicação de hoje foi lida hoje? A inicial saiu no tempo combinado? O cliente teve retorno?

Indicador é diferente de número solto. A quantidade de processos ativos é um dado. A parte das publicações de ontem lidas e agendadas no mesmo dia é um indicador: tem período, padrão esperado e mostra se a etapa funcionou.

Quando a busca é por KPI de escritório de advocacia, boa parte do que aparece mistura operação com números financeiros. Aqui o assunto é a operação, setor por setor.

Por que medir a operação do escritório de advocacia?

Medir a operação do escritório de advocacia serve para trocar o achismo por um retrato do que está acontecendo e para saber onde o trabalho travou sem perguntar a ninguém. O sócio que não mede descobre o problema quando o cliente reclama ou quando o prazo já está no fatal.

Num escritório sem indicador, o sócio pergunta das iniciais e ouve que está tudo andando; pergunta dos prazos e ouve que o time está apertado. Cada um descreve a sensação que tem. Com indicador, a mesma conversa começa pelo número: quantos casos esperam a inicial, há quanto tempo, quantos prazos saíram no último dia na semana passada.

Há um segundo ganho, menos óbvio. Muitas vezes a sobrecarga que o time relata é falta de previsibilidade, e não excesso de trabalho; com a pauta medida, o pico aparece antes de chegar. Esse é o trabalho da controladoria jurídica: dar ordem à operação e transformar o que acontece nela em dado.

E o alerta que repito aos alunos: decidir com dado errado é pior do que não decidir. Indicador só existe se o sistema estiver bem alimentado, com baixa dada, tarefa concluída e campo preenchido.

Quer descobrir quais números o seu escritório deveria olhar toda semana? Me chame no WhatsApp e me conte como você acompanha a operação hoje.

Quais indicadores de desempenho acompanhar em cada setor do escritório?

Os KPIs de um escritório de advocacia se organizam pelos setores da esteira do caso: comercial, iniciais, prazos, audiências, acordos e execução, além do relacionamento com o cliente, que corre por fora da esteira. Se o escritório ainda não tem esses setores com nome e dono, o primeiro passo é a setorização do escritório, porque indicador sem setor não tem a quem pertencer.

Comercial e iniciais

No comercial, o indicador mais revelador é o de documentação completa. Caso que chega à produção sem documento volta para o comercial e fica parado na fila das iniciais,. O funil inteiro está no artigo sobre o setor comercial do escritório de advocacia. Nas iniciais, o tempo do contrato ao protocolo é o número que o cliente sente: é a espera dele entre assinar e ver a ação distribuída.

Prazos: o KPI do contencioso

No contencioso, os KPIs de prazos são os que mais protegem o escritório. Publicação lida no dia, prazo agendado com dono e cumprido antes do fatal formam uma cadeia disparada por um evento: a intimação gera a leitura, o agendamento, a produção, a conferência e o protocolo. Quando os protocolos na véspera crescem, alguma etapa anterior está atrasando. O passo a passo dessa cadeia está no guia de controle de prazos processuais.

Audiências, acordos e execução

Em audiências, o indicador olha a preparação: cliente avisado, testemunha confirmada, correspondente com o material na mão. Em acordos e execução, acompanhe quantidade e tempo: quantas propostas saíram, quantos acordos fecharam, há quanto tempo cada execução está sem movimento. Valores ficam fora deste painel. Já o tempo de resposta ao cliente mede a qualidade que ele percebe: quando cresce, o telefone dos advogados toca e a produção para.

Indicador individual ou indicador de setor: qual usar?

Indicador de setor mostra se a etapa funciona; indicador individual mostra como a carga está distribuída entre as pessoas daquela etapa. O erro é usar o individual para expor alguém.

Comece pelo setor. O individual entra quando o setor tem mais de uma pessoa e a divisão precisa ser justa. E tarefa não tem o mesmo peso: uma réplica complexa não vale o mesmo que uma petição de juntada. Por isso, em prazos e iniciais, cada tarefa recebe uma pontuação de 1 a 5, de muito fácil a muito difícil, e a distribuição segue a soma dos pontos, e não a quantidade de tarefas. Sem marcar horas: é uma média, para nivelar a pauta.

Com a pontuação, o indicador individual vira leitura de comportamento. O advogado que entrega tudo no último dia talvez esteja com carga demais. Nos dois casos, o número abre uma conversa de gestão, assunto do artigo sobre gestão de pessoas no escritório de advocacia.

Para reconhecer o desempenho da equipe que não advoga, o caminho é o bônus por indicador do setor, com regra combinada antes e só depois de conhecer a média.

Como montar um painel de indicadores da controladoria jurídica?

O painel de indicadores da controladoria jurídica começa numa planilha simples, com poucos indicadores, cada um com dono, frequência e meta. A sequência que ensino:

1. Escolher poucos indicadores

   Comece pelo setor que mais dói, com dois ou três indicadores. Se a dor é prazo, comece por publicações lidas no dia e prazos cumpridos antes do fatal.

2. Criar o ponto de controle

   Todo indicador depende de um registro obrigatório dentro do fluxo: concluir a tarefa no sistema, marcar o campo, registrar a proposta de acordo. Sem registro, não há o que contar.

3. Dar um dono a cada indicador

   Uma pessoa alimenta e responde pelo número. Em geral, o controller jurídico, que cobra a baixa no sistema e confere o dado antes de ele virar relatório.

4. Definir a frequência

   Diária para a entrada, como as publicações; semanal para a maioria; mensal para os tempos longos, como do contrato ao protocolo.

5. Medir antes de pôr meta

   Acompanhe algumas semanas para conhecer a média do setor. A meta nasce dessa média e sobe aos poucos. Meta muito acima do que o time entrega desanima tanto quanto meta fácil demais.

6. Só então automatizar

   Quando a planilha estiver sendo preenchida sem cobrança, leve os números para o sistema jurídico ou para um painel. Automatizar antes do hábito é automatizar um registro que ninguém faz.

O painel faz parte da implementação da controladoria jurídica e vem depois de a entrada estar tratada. Sobre uma operação desorganizada, ele só mostra um retrato falso.

Como ler os indicadores toda semana sem virar burocracia?

Indicadores do escritório se leem numa reunião curta e semanal, com pauta fixa e alguém conduzindo. Sem esse ritual, a planilha vira arquivo morto em poucas semanas.

O formato que uso: abrir os números do setor, comparar com a meta e perguntar por que bateu ou por que não bateu. Bater a meta também pede explicação, para não ser sorte. Quem executa diz o motivo, e a meta seguinte é ajustada com o time: semana cheia de audiências não comporta o mesmo número de iniciais.

Na sexta-feira, a controladoria olha a pauta da semana seguinte. Se o agendado passa muito da média que o time entrega, o reforço é pedido antes, e não na quarta-feira com o fatal batendo.

A reunião também é o lugar de revisar procedimento. Indicador que piora várias semanas seguidas costuma apontar uma etapa mal desenhada, e o procedimento daquela etapa precisa ser reescrito e otimizado. A pauta que funciona:

Quais são os erros mais comuns ao medir o escritório?

Os erros mais comuns ao medir o escritório de advocacia são medir coisas demais, criar indicador sem dono e usar a meta contra o time. Os três fazem o time abandonar o registro.

Como montar os indicadores do seu escritório com acompanhamento?

Os indicadores entram no Método Escritório Sob Controle, de Diego Castro, depois da setorização e dos procedimentos, quando a controladoria já gera dado confiável. Esse trabalho pode ser feito em quatro formatos:

Não sabe qual formato faz sentido? Me chame no WhatsApp e me diga três coisas: quantos processos ativos você tem, quantas pessoas estão no time e o que ainda depende só de você. Com isso eu indico o caminho.

Perguntas frequentes